Vom 800-Seiten-Handbuch zu gelebten Prozessen
Ein 800 Seiten starkes PDF-Handbuch, das im Alltag niemand mehr öffnete — Wissen war dokumentiert, aber nicht nutzbar.
Ausgangslage
Euromobil vermietet an hunderten Stationen quer durch Deutschland. Wie dort gearbeitet wird, war vollständig dokumentiert — in einem 800 Seiten umfassenden PDF-Handbuch. Genau das war das Problem: Niemand schlug darin nach. Das Wissen existierte, aber es war im Arbeitsalltag praktisch unerreichbar.
Dazu kam die eigentliche Schwierigkeit bei dieser Größe: Abläufe an hunderten Standorten erfassen, sie harmonisieren — und dabei gleichzeitig nach Verbesserungen suchen. Drei Aufgaben, die sich gegenseitig blockieren, solange die Quelle ein statisches Dokument ist.
Vorgehen
Statt das Handbuch weiterzupflegen, wurde es eingelesen: Hunderte PDF-Seiten Organisationswissen wurden KI-gestützt in strukturiertes Prozesswissen überführt — in Minuten, nicht in Workshops. Aus Fließtext wurden Prozesse, die man öffnen, verknüpfen und ändern kann.
Ab da lief die Arbeit andersherum. Statt zu dokumentieren, was einmal galt, prüft das Team seine Abläufe laufend auf Richtigkeit und Vollständigkeit — und bessert nach, wo es klemmt.
Ergebnis
Das Team spart in Summe 48 Personenmonate und arbeitet 83 % effizienter. Den Unterschied macht die Erreichbarkeit: Das Wissen liegt da, wo gearbeitet wird — auffindbar von jeder Station aus, gepflegt von wenigen.
„Wir haben ein ganzes halbes Jahr an Arbeitszeit gespart — einfach nur, weil wir aiio für unser Prozessmanagement eingeführt haben.“
Sebastian Wellmann, Leiter OPS-Support · Mobilität„aiio" ist die Produktfamilie, zu der ProcessCollector gehört.