Vom 800-Seiten-Handbuch zu gelebten Prozessen
Ein 800 Seiten starkes PDF-Handbuch, das im Alltag niemand mehr öffnete — Wissen war dokumentiert, aber nicht nutzbar.
Ausgangslage
Die Abläufe waren vollständig dokumentiert — in einem 800 Seiten umfassenden PDF-Handbuch. Genau das war das Problem: Niemand schlug darin nach. Das Wissen existierte, aber es war im Arbeitsalltag praktisch unerreichbar.
Vorgehen
Statt das Handbuch weiterzupflegen, wurden die Prozesse in lebendige, nutzbare Form überführt — strukturiert, auffindbar und nah an der tatsächlichen Arbeitsweise. Aus statischer Doku wurde ein Werkzeug, das im Tagesgeschäft hilft.
Ergebnis
Das Team spart in Summe 48 Personenmonate und arbeitet 83 % effizienter. Entscheidend ist die Akzeptanz: Je mehr Kolleg:innen mitmachen und sehen, wie einfach und transparent es wird, desto selbstverständlicher wird die Nutzung.
„Wir haben ein ganzes halbes Jahr an Arbeitszeit gespart — einfach nur, weil wir aiio für unser Prozessmanagement eingeführt haben.“
Sebastian Wellmann, Leiter OPS-Support · Mobilität