Wenn die Doku sagt, was wirklich passiert

Ausgangslage

Die Abläufe waren dokumentiert. Nur beschrieben sie nicht zuverlässig, was im Betrieb tatsächlich geschah — zwischen Prozessabsicht und Betriebswirklichkeit lag eine Lücke, die niemand genau beziffern konnte. Solange beide Seiten nebeneinander standen, ließ sich jede Analyse mit dem Hinweis entkräften, sie messe das falsche Bild.

Erschwerend kam hinzu, dass die beiden Hälften der Wahrheit in verschiedenen Werkzeugen lagen: Was die IT-Systeme über den echten Ablauf hergaben, steckte im Process Mining. Was die Belegschaft über ihre Arbeit wusste, stand nirgends davon.

Vorgehen

Statt sich für eine der beiden Seiten zu entscheiden, wurden sie zusammengeführt. Die Ergebnisse aus dem Process Mining wurden übernommen und mit dem Wissen aus den Köpfen angereichert — Daten aus den Systemen auf der einen, Erfahrung aus der Belegschaft auf der anderen Seite.

Dafür wurden zuerst die gelebten Ist-Prozesse identifiziert, KI-gestützt statt in Workshops erneut erhoben. Danach wurden sie mit den bereits dokumentierten Abläufen harmonisiert. Damit wurden die Unterschiede zwischen dem, was vorgesehen war, und dem, was passierte, überhaupt erst benennbar.

Ergebnis

Soll und Ist zeigen dieselbe Sicht — ein 360°-Blick auf die Prozesse, der aus einer der beiden Quellen allein kaum zu bekommen war. Das ist kein Selbstzweck: Erst auf dieser Grundlage trägt eine Prozessanalyse. Sie bewertet dann den Ablauf, der wirklich läuft, und nicht den, der einmal aufgeschrieben wurde.