RACI-Matrix: wer was verantwortet, im Prozess statt im Projekt

Eine RACI-Matrix ordnet jeder Aufgabe zu, wer sie ausführt (Responsible), wer dafür geradesteht (Accountable), wer vorher gefragt wird (Consulted) und wer danach Bescheid bekommt (Informed). So ist für jeden Schritt klar, wer welche Rolle hat, und wo Zuständigkeit fehlt oder doppelt vergeben ist. Die Zeilen sind Aufgaben, die Spalten Rollen, in den Zellen steht ein Buchstabe.

Die vier Buchstaben

• R (Responsible): führt aus. Die Rolle, die den Schritt tatsächlich erledigt. Es kann mehrere R geben, wenn sich die Arbeit teilt.
• A (Accountable): steht gerade. Die Rolle, die das Ergebnis abnimmt und im Zweifel entscheidet. Pro Aufgabe gibt es genau ein A.
• C (Consulted): wird vorher gefragt. Rollen, deren Wissen oder Zustimmung gebraucht wird, bevor der Schritt abgeschlossen ist. Ein C ist ein Gespräch in beide Richtungen.
• I (Informed): bekommt danach Bescheid. Rollen, die vom Ergebnis wissen müssen, aber nichts dazu beitragen. Ein I ist eine Nachricht in eine Richtung.

Was ist der Unterschied zwischen Responsible und Accountable?

Responsible macht die Arbeit, Accountable trägt die Verantwortung für das Ergebnis. Oft ist das dieselbe Rolle, dann steht in der Zelle „A/R“. Auseinander fallen die beiden, sobald jemand anderes freigibt, als ausführt: Die Buchhaltung prüft eine Rechnung (R), die Kostenstelle gibt sie frei (A).

Faustregel: Pro Zeile genau ein A. Zwei A heißen, dass im Ernstfall keiner entscheidet. Kein A heißt dasselbe, nur ehrlicher.

Beispiel: RACI im Rechnungseingang

Schritt	Buchhaltung	Kostenstelle	Einkauf	Controlling
Rechnung erfassen	A/R
Sachlich prüfen	R	A	C
Freigeben	I	A/R
Zahlung anweisen	A/R	I		I

Die Matrix beantwortet Fragen, die ein Flussdiagramm offen lässt: Wer darf freigeben? Muss der Einkauf gefragt werden oder reicht es, ihn zu informieren? Und wer merkt es, wenn eine Rechnung liegen bleibt?

Woran eine RACI-Matrix meistens scheitert

• Zu viele R. Wenn fünf Rollen einen Schritt „ausführen“, fühlt sich im Zweifel keine zuständig. Mehrere R sind erlaubt, aber sie brauchen eine Aufteilung.
• C mit I verwechselt. Wer nur informiert werden muss, als C einzutragen, macht jeden Schritt langsamer. Wer gefragt werden muss, nur als I einzutragen, sorgt für Überraschungen.
• Personen statt Rollen. Eine Matrix mit Namen ist beim ersten Personalwechsel falsch. Rollen bleiben stabil, Menschen wechseln.
• Die Matrix lebt neben dem Prozess. Das ist der häufigste und teuerste Fehler, deshalb steht er unten ausführlich.

Warum eine RACI-Matrix in den Prozess gehört

Die meisten RACI-Vorlagen kommen aus dem Projektmanagement: eine Tabelle pro Projekt, angelegt beim Kick-off, abgelegt nach dem Abschluss. Für Projekte ist das in Ordnung, sie enden ja.

Prozesse enden nicht. Eine RACI-Matrix für einen laufenden Ablauf muss so lange stimmen, wie der Ablauf läuft. Genau daran scheitert die Tabelle, die neben der Prozessdokumentation liegt: Der Ablauf ändert sich, die Excel nicht. Nach einem halben Jahr beschreiben beide denselben Prozess unterschiedlich, und niemand weiß, welcher Fassung zu trauen ist.

Stabil wird die Zuordnung erst, wenn sie am Prozessschritt selbst hängt: Wer den Schritt ausführt, wer freigibt und wer gefragt wird, steht dort, wo der Schritt beschrieben ist. Die Swimlane zeigt dann, wer dran ist, die RACI-Angaben zeigen, wer was darf, und die Rolle, die für den ganzen Ablauf geradesteht, ist der Prozesseigner.

Von der Tabelle zum Ablauf

ProcessCollector legt Rollen und Verantwortlichkeiten direkt an den Prozessschritten ab, jeder Schritt hat ein eigenes Feld für die RACI-Zuordnung. Oft stehen die Rollen schon in euren Dokumenten, etwa in einer SOP oder einer Arbeitsanweisung, und werden beim Einlesen mit übernommen. Wer ausführt, wer freigibt und wer Bescheid bekommt, ändert sich dann mit dem Ablauf mit, statt in einer zweiten Datei zu veralten.

Fazit

Eine RACI-Matrix klärt für jeden Schritt, wer ausführt, wer geradesteht, wer gefragt und wer informiert wird. Die wichtigste Regel ist ein einziges A pro Aufgabe. Für Prozesse trägt sie nur, wenn sie am Ablauf selbst hängt und nicht als Tabelle daneben liegt.